Implementacija infomacijskog sustava

     Uspješno uveden ERP sustav povezuje sva područja u organizaciji: nabavu, proizvodnju, prodaju i marketing, upravljanje ljudskim resursima i financijskim sredstvima, logistikom i distribucijom. Očekivane prednosti uvođenja ERP sustava uključuju znatno smanjenje zaliha, brži obrtaj financijskih sredstava, bolje informacije o zahtjevima kupaca i povezivanje s informacijskim sustavima poslovnih partnera.

     Uvođenje ERP sustava, osim informatizacije poslovanja, predstavlja i važan pristup promjeni poslovnih procesa. Pretpostavka primjene ERP-a je detaljna analiza i dokumentacija poslovnih procesa, a rezultat uvođenja je standardizacija procesa, praćenje odvijanja procesa, učinkovito upravljanje procesima i mjerenje njihovih performansi.

     Suvremeni informacijski sustav mora posluživati različite, ali međusobno povezane dijelove cjeline poslovnog sustava, kao što su:poslovanje, odlučivanje i upravljanje, komunikacija i suradnja. To znači da suvremen informacijski sustav obuhvaća i povezuje sustav za obradu transakcija, koji podupire redovno poslovanje i sustav za potporu odlučivanju, koji podupire sve razine upravljanja i odlučivanja kao i sustav za komunikaciju i suradnju, koji se može služiti informacijama iz svih dijelova informacijskog sustava a istovremeno i sam generira podatke i informacije za potporu komunikaciji i suradnji. Takav informacijski sustav svoje dijelove integrira uskladnu cjelinu pa govorimo o cjelovitom integralnom informacijskom sustavu. Temeljna prednost takvog sustava jest u tome što su podaci poslovnih područja međusobno dobro povezani, odnosno integrirani, pa se na taj način lako ostvaruje i funkcijska i procesna povezanost unutar organizacije, te je moguće učinkovito upravljati i odlučivati po pojedinim područjima, kao i na razini cjeline sustava.

     Cjelovit integralni informacijski sustav omogućuje da se evidentiraju svi poslovni događaji, i da se njihovi podaci mogu učinkovito koristiti i analizirati unutar čitave organizacije.

     U današnjem modernom poslovanju nije dovoljno imati informacijski sustav koji se, po jednoj podjeli, dijeli na sustav za obradu transakcija, sustav za potporu odlučivanju i sustav za komunikaciju i suradnju;a po drugoj, prema pojedinim funkcijskim (poslovnim) područjima, na informacijski sustav financija, informacijski sustav računovodstva, informacijski sustav proizvodnje itd. - već je potrebno razviti specifične procesne linije u skladu s procesnom organizacijom poslovanja.

-          Studija izvedivosti - Uvođenje novog rješenja je velika investicija. Zato treba precizno odrediti što se želi postići, uz koje troškove i s kojim ciljem. Stvara se vizija o tome što poduzeće zna i kako bi trebalo organizirati poslovanje i omogućiti informacijskom sustavu da održi i poboljša konkurentske prednosti. Utvrđuje se plan akcije da bi se vizija postigla u zadanom razdoblju. Definira se organizacija projekta (Upravni odbor, projektni menadžer i članovi projektnog tima). Određuju se sredstva za uvođenje sustava (izrađuje se analiza troškova i koristi).

-          Definiranje potreba podrazumijeva određivanje ključnih poslovnih procesa kakvi su danas, i njihovo pojednostavljivanje i racionaliziranje u budućnosti korištenjem novog rješenja.

-          Odabir sustava i pregovaranje o ugovoru - U ovoj fazi izrađuje se upitzaponudu. Provodi se inicijalno istraživanje i odabire se desetak potencijalnih dobavljača, kojima se šalju upiti za ponudu. Na osnovu primljenih ponuda izabiru se 3 - 5 dobavljača. Ti dobavljači pozivaju se na daljnje razgovore i prezentacije. Nakon toga se popis smanjuje na 2 - 3 dobavljača, koje posjećuje projektni tim. Naposljetku se donosi konačna odluka o najboljem dobavljaču i s njim se ulazi u pregovore oko ugovora.

-          Planiranje implementacije - Da bi se razvio detaljan plan implementacije provode se nizovi od dvije ili tri radionice. Radionice su dizajnirane za projektne menadžere i projektni tim kao i za pomoćno osoblje dobavljača. Kroz radionice se prenosi potrebno znanje za rad sa sustavom i one su specifične za svako poduzeće, tj. svaka je radionica prilagođena individualnim potrebama poduzeća.

-          Provedba implementacije - U ovoj fazi stručno osoblje koje pomaže u uvođenju novog sustava ide na sastanke Upravnog odbora i ispituje kritične točke tijekom implementacije.

-          Post-implementacijski pregled i fino usklađivanje - Kada je implementacija završena, novi sustav i procesi se pregledavaju. Izrađuje se izvještaj akcija za fino usklađivanje sustava i procesa kako bi se povećale koristi postignute uvođenjem novog sustava. Izrađuje se i poseban izvještaj u kojem se ističu postignute poslovne koristi.